Optimalisatie via de D-PPBOI

De excellente bedrijfsvoering is het geheel van processen, besturing, organisatie en informatievoorziening dat efficiënt en effectief producten en diensten levert waar klanten om vragen. Wij definiëren bedrijfsvoering dus ruimer dan alleen de optimalisatie en besturing van bedrijfsprocessen, en ruimer dan de indirecte organisatie (de overhead ofwel de PIOFACH-functies: personeel, inkoop, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting).

OE0113

Evaluatie en optimalisatie volgens D-PPBOI

Binnen het D-PPBOI-model is het doel (de geoperationaliseerde klanteisen en -wensen en de getoetste operationele strategie om efficiënt en effectief aan deze eisen en wensen te kunnen voldoen) het uitgangspunt voor het optimaliseren van de operationele bedrijfsvoering. Dit betekent dat allereerst de juiste ontwerpspecificaties en vervolgens het juiste productontwerp en/of dienstontwerp waarmee klantwaarde wordt geleverd, dienen te worden ontwikkeld. Bij het evalueren en analyseren van de operationele bedrijfsvoering is dus de vraag: levert het product en dienst de juiste klantwaarde op? Is het ontworpen volgens Design for Operational Excellence-principes? Lever ik niet te veel of te weinig kwaliteit? Kan ik mijn product of dienst modulair maken? Het model gaat er dus van uit dat veel operationele problemen te voorkomen zijn met het juiste product- en/of dienstontwerp; het product en/of de dienst moet voldoen aan de eisen en wensen van de klant om de juiste klantwaarde te leveren.

Op basis van het doel en het juiste product(ontwerp) worden vervolgens de primaire processen ingericht en geoptimaliseerd. Daarbij is het zaak niet-waardetoevoegende activiteiten zo veel mogelijk te elimineren en alleen die activiteiten over te houden die echt nodig zijn om het product of de dienst te maken; verspilling en overbodige variabiliteit dienen te worden verwijderd. Bij het evalueren en optimaliseren van de primaire processen gelden de volgende vragen: voegen ze waarde toe? Zijn ze lean, betrouwbaar? Is de output kwalitatief in orde? Is de productiviteit voldoende? Zijn alle activiteiten echt nodig, is er geen sprake van overbodige variabiliteit?

Hoe uniformer en slanker processen verlopen (en het werk stroomt), hoe minder regelnoodzaak en besturingsbehoefte er is om ze te coördineren. Dit volgt uit de Wet van Ashby (1960). Bij de besturende processen kijken we vooral naar de noodzakelijke beslismomenten en kritische prestatie-indicatoren (KPI’s). Die moeten in lijn zijn met de hoofddoelstelling van de organisatie. Indien deze indicatoren goed gemonitord worden en er bij afwijking tijdig acties worden ondernomen, ligt de organisatie op koers. Bij het evalueren en analyseren van de operationele bedrijfsvoering kijken we in de tweede plaats dus naar de besturing: is de volgorde van de processtappen (de activiteiten) goed? Kunnen er processen of activiteiten parallel lopen? Hoe is de afstemming tussen de processen? Hoe is de verhouding tussen wachttijd en procestijd? Hoe moeten we de activiteiten plannen en coördineren?

Na de processen en de besturing kijken we naar de organisatie: structuur, functies, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV’s) van medewerkers, en cultuur. Een cultuur van continu verbeteren is essentieel voor Operational Excellence. Juist als het gaat om de organisatie kan een bedrijfsvoering effectief en efficiënt worden gemaakt. Dit is dan ook het derde aspect waar we naar kijken bij het evalueren en analyseren van de operationele bedrijfsvoering: wie voert welk proces uit? Hoe zijn de TBV’s verdeeld? Is er een cultuur van leren en continu verbeteren?

Natuurlijk is een correcte informatievoorziening noodzakelijk, zodat processen soepel uitgevoerd kunnen worden en voor de besturing de juiste gegevens voor de KPI’s beschikbaar zijn. En wat de organisatie betreft, heeft informatie alles te maken met overlegmomenten (staand overleg, keek-op-de-week bijeenkomsten) en wat elders efficiënt en effectief besproken en geregeld dient te worden door laterale (horizontale) communicatie. Het inrichten van het ondersteunende informatie- en communicatiesysteem voor een efficiënte en effectieve informatievoorziening is dus ook onderdeel van Operational Excellence.